Xerox radí, jak se vypořádat se záplavou informací

Praha, 21. ledna 2009 - Mohu vypnout mobilní telefon? Ignorovat vzkazy? Vyhodit kapesní počítač z okna? Rok 2009 začal na plné obrátky. Kde ale hledat odpověď na otázku, jak zvládat zahlcení informacemi?

Již více než 30 let se zabývají vědci společnosti Xerox tím, jak zaměstnanci komunikují, organizují si svůj čas a jak pracují. Byli také mezi prvními, kdo se zabýval etnografií, která sleduje chování pracovníků během dne.

Z jejich studie Future of Work vzešlo devět rad, jak šetřit čas a zvládnout zahlcení informacemi.

1. Nadechněte se. Možná to zní jednoduše, ale dost lidí si na to nenajde čas. Naplánujte si přestávky ve své každodenní práci. Zvýšíte tím produktivitu – stačí si na chvíli odskočit od svého stolu. Krátký spánek pak pomáhá zregenerovat se a zvýšit produktivitu.
2. Zjednodušte svůj rozvrh. Zkuste naplánovat všechny své schůzky na vybrané dny a mít tak více času ve dnech bez schůzek, kdy zpracujete obdržené informace. Je mnohem lehčí koncentrovat se, když nemáte za 20 minut další schůzku.
3. Zálohujte. Nemít žádné informace je horší, než jich mít příliš mnoho. Ujistěte se, že pravidelně zálohujete svá data.
4. Ukliďte si pracovní plochy (obě). Zakládejte nebo vyhazujte papíry co nejdříve po jejich obdržení. Důležité dokumenty si raději naskenujte a uložte, než abyste je zařazovali do složek. Snížíte tím množství dokumentů na stole. Ve svém počítači uvažujte o sloučení jednotlivých složek a využívání vyhledávacích nástrojů pro nalezení konkrétních informací.
5. Pracujte s informací jen jednou. Často ztrácíme čas tím, že stejnou informaci zpracováváme opakovaně. Reagujte proto co nejdříve, uložte informace na příslušné místo nebo je vymažte či zlikvidujte po prvním shlédnutí.
6. Zapomeňte na informace zdarma. Vyplatí se to (s ohledem na nevyžádané e-maily a nabídky). Upřednostňujte kvalitu nad kvantitou. Spravujte své účty online a používejte filtry proti nevyžádaným voláním a e-mailům.
7. Používejte své nástroje. Naučte se používat svůj telefon, abyste dostali správnou informaci ve správný okamžik. Nemusíte například ztrácet čas tiskem map, když k nim máte přístup ze svého telefonu. Telefony s GPS mají tu výhodu, že vám poskytnou správnou informaci s ohledem na vaši aktuální polohu.
8. Využijte RSS. Zaregistrujte se a používejte agregátor, který vám pomůže vidět všechny informace na jediném místě.
9. Zvládejte mobilní šílenství. Používejte mobilní zařízení s podporou e-mailů, abyste i v čase stráveném mimo kancelář zůstali produktivní. Sledování e-mailů během dne vám pomůže lépe naplánovat si práci a vyřídit menší projekty, jakmile se objeví. Je to lepší, než vše odkládat a pak bojovat s velkým množstvím e-mailů.

„Vypořádat se s informačním zahlcením je pro většinu globálních společností důležité dnes, zítra a bude i za pět let,“ řekla Jenny Perotti, etnografka divize Xerox Innovation Group. „Naše zjištění pomohou lidem po celém světě lépe využívat dostupné nástroje a plánovat strategie a techniky, které umožní efektivní spolupráci a správu informací v budoucnosti.“

Zjištění etnografického týmu využívají zákazníci společnosti Xerox, protože jim pomáhají pochopit jejich budoucí zaměstnance. Zjištění ovlivňují také návrhy výrobků a služeb společnosti tak, aby zvýšily efektivitu práce budoucích zaměstnanců.

Po nastartování epochy „sdílení“ uvedením první kopírky před 70 lety, nyní Xerox pomáhá zákazníkům orientovat se v záplavě informací. Společnost drží krok s inovacemi, které pomáhají bourat hranice mezi papírovým a digitálním obsahem, odstraňují překážky a obnovují význam informací. Více informací o informačním zahlcení naleznete na http://www.infooverload.com.

XEROX CZECH REPUBLIC prodává na našem trhu publikační tiskové systémy, černobílé a plnobarevné multifunkční kopírovací stroje s faxy a tiskárnami, velkoformátové stroje a tiskárny, stejně jako software pro document management. Ke všem strojům dodává Xerox i spotřební materiál a poskytuje kompletní servis a údržbu. Do nabídky firmy rovněž patří celá škála služeb od pronájmu strojů až po outsourcing, kterému se věnuje samostatná divize XGS (Xerox Global Services).